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Gestion documentaire

Qui dit projet, dit multiplication des fichiers et documents associés. Il n’y a pas seulement les documents que nous créons, mais très souvent aussi les fichiers qui nous sont envoyés. Gérer et offrir une vue d’ensemble de ce volume de données est la mission première de la gestion documentaire.

Documents internes

Créer des documents directement dans Triviso ERP présente un avantage dans la mesure où vous êtes directement invité à ouvrir le document au bon emplacement. Qu’il s’agisse d’une lettre accompagnant une offre ou d’un procès-verbal de réception, les documents sont affectés directement au projet avec toutes les informations nécessaires.

Les documents sont d’abord attribués à un projet et donc enregistrés à l’endroit correspondant. Si une lettre doit être envoyée à plusieurs personnes, vous pouvez le faire en utilisant la fonction Lettre type. Si vous créez un document en tant que modèle, le système utilisera les adresses de votre sélection d’adresses lors de l’impression des documents.

Si un document ne doit pas être imprimé mais envoyé par e-mail au format PDF, il vous suffit de cliquer sur un bouton et le logiciel génère un PDF, ouvre votre boîte mail, annexe le PDF et ajoute l’adresse e-mail dans le champ correspondant. Votre document est ensuite prêt à être envoyé par e-mail.

La gestion automatique des versions est un gros avantage pour les documents internes. Vous savez à tout moment quelle est la version actuelle et combien il y a de versions antérieures. La gestion des versions est tout aussi importante pour les documents PDF créés à l’interne. Ici aussi, un simple clic permet de créer une nouvelle version, de la nommer automatiquement et de l’archiver correctement.

La fonction de recherche interne vous permet de chercher un document ou certains contenus d’un document. Grâce à la recherche en texte intégral dans le contenu des documents ou la recherche spécifique d’après un type de document, vous parvenez rapidement à votre but.

Documents et fichiers externes

Outre les documents issus de Triviso ERP, il vous faut également affecter de nombreux documents et fichiers d’autres programmes de manière centralisée et en fonction des projets. Les photos, plans d’architecte, e-mails de clients ou vos propres données de DAO sont classés dans un répertoire de fichiers relié directement à Triviso ERP.

Le logiciel crée et étend lui-même les structures de dossiers. Dans Triviso ERP, effectuez une recherche par projet et parvenez en un clic au bon répertoire de fichiers. Le système vous donne également la possibilité de remplir directement des modèles et des fichiers dans d’autres programmes. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que le cartouche de votre DAO soit rempli directement avec les données actuelles du projet issues de Triviso ERP lorsque vous le lancez.


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