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Dokumentmanagement

Die Menge an unterschiedlichen Dateien und Dokumenten, die während einem Projekt entstehen, werden stetig grösser. Dabei handelt es sich nicht nur um die selbst erstellten Dokumente, sondern sehr oft um Dateien, die einem zugetragen werden. Mit dieser Datenmenge umzugehen und Übersicht zu gewährleisten, ist die Kernaufgabe im Dokumentenmanagement.

Interne Dokumente

Die Erstellung von Dokumenten direkt in Triviso ERP hat den Vorteil, dass Sie von Beginn an gefordert sind, das Dokument am passenden Ort zu eröffnen. Sei das ein Begleitschreiben eines Angebotes oder ein Abnahmeprotokoll, die Dokumente sind direkt dem Projekt zugeordnet und mit allen notwendigen Informationen versehen.

Die Dokumente sind in erster Linie projektspezifisch und somit am entsprechenden Ort hinterlegt. Soll das Schreiben an mehrere Personen versendet werden, ist dies mit der Serienbrief-Funktion möglich. Sie erstellen ein Dokument als Vorlage und das System verwendet beim Druck der Dokumente die Adressen aus Ihrer Adressselektion.

Soll ein Dokument nicht gedruckt, sondern als PDF per E-Mail versendet werden, drücken Sie einen Knopf und die Software generiert Ihnen ein PDF, öffnet Microsoft Outlook, hängt das PDF in den Anhang und setzt die E-Mailadresse der Briefanrede in das Feld des Adressaten. Ihr Dokument ist nun bereit für den digitalen Versand.

Die automatische Versionierung ist bei internen Dokumenten ein grosses Plus. Sie wissen zu jeder Zeit, welche Version aktuell ist und wie viele Vorversionen vorhanden sind. Die Versionierung ist bei intern generierten PDF Dokumenten genau so wichtig. Auch da wird mit jedem Knopfduck eine neue Version erstellt, automatisch beschriftet und korrekt archiviert.

Suchen Sie ein Dokument, oder bestimmte Inhalte eines Dokumentes, unterstützt Sie die interne Suchfunktion dabei. Dank der Volltextsuche im Dokumentinhalt oder der spezifischen Suche nach einem Dokumenttypen gelangen Sie schnell zum Ziel.

Externe Dokumente und Dateien

Neben den Dokumenten mit Ursprung im Triviso ERP selbst gibt es eine Vielzahl an Dokumenten und Dateien aus anderen Programmen, die dennoch zentral und projektspezifisch zugeordnet sein müssen. Fotos, Pläne von Architekten, Emails des Kunden oder die eigenen CAD-Daten befinden sich in einer Dateiablage, die direkt mit dem Triviso ERP verknüpft sind.

Das Erstellen und Erweitern von Ordnerstrukturen übernimmt die Software für Sie. Im Triviso ERP suchen Sie nach dem Projekt und gelangen so per Knopfdruck zur richtigen Dateiablage. Von da aus besteht die Möglichkeit, Vorlagen und Dateien von anderen Programmen direkt zu starten. Lassen Sie beispielsweise den Plankopf Ihrer CAD Zeichnung beim Starten direkt mit den aktuellen Projektdaten aus Triviso ERP befüllen.


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