Die Betriebsdatenerfassung ist in vielen Betrieben mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Mitarbeitende füllen ihre Tagesrapporte von Hand aus, werden eingesammelt, kontrolliert und für die Weiterverarbeitung in der Administration nochmals eingegeben – Daten werden also unnötigerweise doppelt und oft auch fehlerhaft erfasst. Die direkte Erfassung verunmöglicht nicht nur unleserliche oder unvollständige ausgefüllte Rapporte, sondern vermeidet auch alle zeitraubenden und fehleranfälligen Doppelerfassungen in der Administration.
Die einmalig eingegebenen Daten stehen sofort für weitere Funktionen zur Verfügung. Der Projektverantwortliche überwacht den Fortschritt und kann bei Engpässen sofort handeln. Auch für Regierechnungen, Nachkalkulationen, Lohnbuchhaltung usw. stehen die Daten sofort zur Verfügung. Auch der umgekehrte Weg funktioniert. Dem Mitarbeitenden können auf den Terminal laufend die aktuellen Aufträge und Termine oder Mitteilungen angezeigt werden. Wahlweise kann eine Lese- oder Erledigungsbestätigung eingefordert werden. Tippfehler oder Verwechslungen sind praktisch ausgeschlossen.
Die Betriebsdatenerfassung in der Werkstatt erfolgt vollständig grafisch: Mitarbeitende berühren zuerst ihr eigenes Bild auf dem Touchscreen, dann wählen sie das Bild ihrer Arbeitsstation und schliesslich wählen sie aus einer vorgefilterten Liste (oder per Kurznummer oder per Volltextsuche) den aktuellen Auftrag. Einfach, robust, sprachunabhängig.
Verschiedene Erfassungsmethoden stehen zur Verfügung. Anstatt handschriftlich auf einem Rapport können Erfassungen direkt im System gemacht werden. Die Suche nach Auftragsnummern, Kostenstellen, Personalnummern entfällt komplett. Alternativ kann auch die Präsenzzeit erfasst werden. Die Präsenzzeit wird direkt im System gestempelt. Die erfasste Arbeitszeit wird anschliessend auf die verrschiedenen ausgeführten Tätigkeiten aufgeteilt. Stempeluhren sind damit nicht mehr nötig. Auch das Summieren auf die Tagesarbeitszeit entfällt. Einen Schritt weiter geht die Live-Erfassung. Hier wird direkt auf die Tätigkeit gestempelt und live aufgezeichnet, bis etwas anderes ausgewählt wird. Die verschiedenen Erfassungsmethoden lassen sich mischen, Berechtigungen steuern, Zeitmodelle hinterlegen, automatische Stempelzeiten einrichten (zum Beispiel Pausen) und vieles mehr.
Die Direkterfassung ist ein Web-Server (kompatibel Firewalls/DMZs) und läuft auf einem konventionellen Web-Browser wie Internet Explorer, Firefox oder Safari. Somit können auch Mobilephones oder Heimcomputer als Erfassungsstation dienen. Für die Werkstatt eignen sich Touchscreen-Terminals am besten. Sie sind sehr einfach bedienbar und günstig in der Anschaffung und im Unterhalt.